MONITORING STATUS GIZI (BB/U) DENGAN MICROSOFT EXCEL SEBAGAI SOLUSI ALTERNATIF (Bag. 6)

Salam Sukses,

Setelah membahas beberapa fungsi (formula) penting dalam MS Excel, dan bagaimana membuat aplikasi sederhana menghitung status gizi, kini saya akan menyajikan aplikasi yang sudah siap pakai yang bisa langsung dipergunakan dilapangan, yaitu Aplikasi monitoring Status Gizi Balita. Seperti kita ketahui bahwa salah satu kegiatan Gizi Masyarakat  yang rutin dilaksanakan adalah pemantauan/monitoring Status Gizi baik yang didanai oleh Pemerintah Daerah, Provinsi maupun Pemerintah Pusat. Bagi para petugas Gizi tidak sedikit yang mengalami kendala dengan menggunakan Software  yang sudah disiapkan oleh Pemerintah Pusat, secara empiris kendala tersebut diantaranya ketika menginput data karena program tersebut sifatnya inklusif  dan susah untuk input data secara terpisah (misalkan dengan menggunakan dua, tiga, atau lebih komputer) yang berakibat inefisensi waktu dan cukup melelahkan. Sebagai solusi maka sebenarnya MS Excel menawarkan formula-formula yang memungkinkan dipergunakan dalam kegiatan tesebut.

Sebagai pembanding berikut saya sajikan bagaimana MS Excel bekerja dalam mengelola data status GIZI dan untuk aplikasi program sudah tersedia tinggal di DOWNLOAD DI SINI (Status Gizi Versi Matang).

Aplikasi yang saya buat, untuk sementara dapat menampung  kurang lebih 3.000  data Balita serta pengoperasian yang sangat mudah dan familiar.

Bagaimana Aplikasi Bekerja ?

Pada sheet  pertama  merupakan  sheet  yang diperguanak untuk input data sekaligus mengelola hasil dari database yang di input (lihat gambar berikut)

gambar 20

pada gambar di atas tampak kolom yang berwarna hijau merupakan kolom yang diisi dengan database Balita antara lain : Nama Balita, Jenis Kelamin, Alamat, Tanggal lahir, Tanggal Penimbangan, Berat badan. Anda tinggal mengisi sesuai hasil penimbangan dan data sasaran. Pada kolom yang berwarna abu-abu merupakan kolom hasil pengolahan data : Umur, Status Gizi BB/U (Laki-laki), dan Status Gizi  BB/U (Perempuan), pada kolom tersebut akan terisi dengan sendirinya setelah data diinput, mudah kan

Selanjutnya pada sheet 2 (Rekapitulasi Hasil Penimbangan)

gambar 21

Pada gambar di atas, merupakan rekapitulasi hasil penimbangan yang telah dikelompokan  menurut kelas usia dalam bulan  1-3, 4-6 dan seterusnya, dalam hal ini  interval 2 dipergunakan hanya sampai umur 2 tahun, atau yang bisa di sebut  Golden Period (1000 hari).Selanjutnya interval 11 bulan dipergunakan (25-36, 37-48, 49-60). Data tersebut terisi secara otomatis, sehingga petugas Gizi dapat langsung menganalisa baik dengan uji setatistik maupun analisis kecenderungan.

Sheet 3 (Grafik) merupakan sheet terakhir yang menyajikan data dengan grafik dengan sumber data dari sheet 2(rekapitulasi data), berikut gambar grafik yang tersaji.

gambar 21.

Bagi yang sudah biasa membuat grafik dengan MS Excel,  grafik dapat diubah sesuai selera misalkan diubah dengan grafik  lingkaran atau yang lainnya. Pada judul dapat diisi sesuai kondisi, cukup klik 2 kali maka anda dapat mengedit judul, tanggal pelaksanaan dan lain-lain.Ada beberapa catatan penting dalam menjalankan aplikasi PSG  antara lain :

1. Memory  File sebelum input data  7,8 MB, disarankan  minimal RAM 500 MB, lebih bagus RAM 1 Giga ke atas.
2. Setting Region and Language pilih  Indonesia.
3. Bisa dijalankan dengan Office  2003, lebih disarankan dengan Office 2007 atau generasi terbaru

Tentunya ada kemungkinan user bertanya, bagaimana jika data lebih dari 3000 Balita....?

Inilah keistimewaan MS Excel, file dapat digandakan sebanyak kebutuhan dengan data yang akan diolah, sehingga mempermudah pekerjaan dengan melibatkan banyak orang bekerja dalam waktu yang bersamaan, kemudian dari hasil pengerjaan untuk mengurangi beban penympanan datam maka hasil dapat di copy  kemudian Paste Special selanjutnya pilih Value, maka hasi copy tersebut merupakan file dengan tanpa rumus yang tentunya sedikit membutuhkan memori.

Bagi yang tertarik dan berminat saya ucapkan selamat mencoba......... salam

MENGOLAH DATA STATUS GIZI DENGAN MS EXCEL (bag 5)

Sehubungan bermasalah dengan metode yg di uraikan dibawah, maka download dengan klik disini atau

MengolahData Status Gizi dengan MS Excel (Gizi Masyarakat)

Untuk meningkatan pemahaman tentang MS Excel,  mari mencoba membuat aplikasi dengan MS Excel yang lebih riil dengan masalah yang ada dilapangan. Untuk kali tentang mengolah data Status Gizi dengan MS Excel. Seperti kita ketahui bersama software untuk mengolah Status Gizi sudah banyak beredar terutama yang direkomendasikan oleh Kementerian Kesehatan, dan semakin menyajikan fitur lebih lengkap. Namun tidak jarang terjadi masalah dilapangan terutama bagi petugas Gizi Puskesmas.

Sebagai akibat apabila terjadi gangguan pada software tersebut, petugas gizi terpaksa mengolah data secara manual. Untuk kali ini tidak perlu khawatir hal tersebut terjadi lagi karena saya akan sajikan buat Petugas Gizi dilapangan untuk membuat aplikasi pengolah data Status Gizi dengan MS Excel. Kelebihannya adalah :

1.  Aplikasi program dibuat sendiri sehingga kemungkinan kecil menghadapi kendala.
2. MS Excel secara umum lebih familiar, jika petugas gizi ternyata hanya sebagai user saja maka aplikasi dapat dikerjakan oleh orang lain.
3. Data mudah di pindah-pindah dari satu computer ke computer lain tanpa harus menginstal program.
4. Grafik tampil lebih eksklusif  sesuai dengan kreatifitas sehingga tidak membosankan.

Disamping ada kelebihannya, tentu juga ada kelemahannya, mengenai kelemahannya yang tahu pasti biasanya adalah Orang Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Provinsi, dan Kementrian Kesehatan. sehingga tidak perlu  diuraikan disini.

Uraian tentang bagaimana membuat aplikasi pengolah data status gizi tidak sekaligus, sebagai tahap awal akan disajikan  Status Gizi dengan BB/U  untuk anak laki-laki (maklum formula tersebut penulis kotak-katik beberapa jam saja), di samping itu agar mudah difahami, akhirnya  akan dapatkan kesempurnaan  dalam pembuatan aplikasi tersebut, sehubungan penulis sekarang ini tidak berada dijajaran Dinas Kesehatan maka dibutuhkan masukan-masukan jika ternyata berbeda dengan ketentuan, akan tetapi pada dasarnya penulis mengacu pada SK Menteri Kesehatan no1995/MENKES/SK/XII/2010 tentang Standar Antropometri Penilaian Status Gizi.

Langkah 1.

Buatlah table Status Gizi  (BB/U) untuk anak Laki-laki sesuai lampiran SK Menteri Kesehatan no. 1995/MENKES/SK/XII/2010.  Lihat contoh pada gambar berikut :

Gambar 17

Setelah selesai mengetik table (sebaiknya pakai dulu obat tetes mata biar  tidak kelelahan) maka lanjutkan :

Langkah 2.

Penamaan table dengan langkah range  table (A4 x H66) terlebih dahulu baru kemudian klik kanan => pilih : Name a Range => New Name  => PRIA

Gambar 18

 Langkah 3.

Buatlah table pada sheet2 (status gizi), seperti contoh pada gambar berikut :

Gambar 19

Untuk sementara tabel masih dalam keadaan kosong belum entry data, maka COPY dan PASTE  rumus berikut pada kolom Umur (bulan) pada baris pertama (H4 ) :

" =IF(OR(E4="";F4="";G4="");"";((YEAR(F4)-YEAR(E4))*12+MONTH(F4)-MONTH(E4))-IF((DAY(F4)-DAY(E4))<0 br="">

Kemudian COPY dan PASTE rumus berikut pada kolom STATUS GIZI  pada baris pertama (I4) :

{=IF(H5="";"";IF(IF(H5="";"";IF(VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;5)<=G5;(G5-VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;5))/(VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;6)-VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;5));(VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;5)-G5)/(VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;4)-VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;5))))<-3 buruk="" gizi.xls="" tatus="">=-3;IF(H5="";"";IF(VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;5)<=G5;(G5-VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;5))/(VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;6)-VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;5));(VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;5)-G5)/(VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;4)-VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;5))))<-2 gizi.xls="" kurang="" tatus="">=-2;IF(H5="";"";IF(VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;5)<=G5;(G5-VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;5))/(VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;6)-VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;5));(VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;5)-G5)/(VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;4)-VLOOKUP(H5;'Status Gizi.xls'!PRIA;5))))<=2);"GIZI BAIK";"GIZI LEBIH"))))   }

Jika sudah,  range  baris pertama  pada kolom Umur(bulan) dan STATUS GIZI, kemudian  COPY  dan  PASTE  ke bawah sebanyak kebutuhan dari data yang akan di entry (bisa memuat puluhan ribu data). Setelah itu silakan entri data Balita. Dalam aplikasi tersebut umur dan status gizi secara otomatis akan terisi setelah data dasatr di isi lengkap. Sebagai  permulaan sebaiknya semua pembuatan tabel sesuaikan persis dengan contoh, OK selamat mencoba  semoga dapat berkurang jumlah GIZI BURUK dilapangan, dan bertambah  KANTONG petugas GIZI tanpa adanya kasus GIZI BURUK.

PENGOPERASIAN LOGIKA AND DAN OR DALAM PENGOLAHAN DATA (bagian 4)

Pengoperasian Logika AND terintegrasi dengan fungsi lain.

Logika AND diambil dari bahasa Inggris yang berarti DAN, hal ini dijelaskan bukan berarti pembaca tidak tahu bahasa inggris tetapi agar pembaca tidak berasumsi lain, tidak jarang ada yang menganggap itu adalah singkatan atau bahasa computer dan sebagainya. Logika AND merupakan logika untuk menetapkan berbagai criteria pada suatu obyek, dan semua criteria itu harus dipenuhi, misalkan saja sebuah perusahaan membuka lowongan kerja dengan persayaratan sebagai berikut :

1.       Usia minimal 20 tahun dan tidak boleh lebih  dari 40 tahun

2.       Pendidikan minimal SMA sederajat.

3.       Lulus Ujian Tulis.

Sementara ini cukup dengan 3 kriteria atau persyaratan, dan marilah mencoba mengelola data tersebut dengan memanfaatkan logika AND, dan tidak menutup kemungkinan berkembang dengan memanfaatkan fungsi-fungsi lainnya didalam MS Excel.  Berdasarkan criteria diatas (point 1) telah ditetapkan  usia minimal 20 tahun dan maksimal 40 tahun. Apabila criteria tersebut akan dituliskan dalam MS Excel dengan menggunakan logika AND, maka sebaiknya dibahasakan dengan bahasa sehari-hari kita berbunyi :

“Usia  sekurang-kurangnya 20 tahun  DAN  setingi-tingginya 40 tahun”. Perhatikan gambar berikut :

Gambar 13.

Perhatikan penulisan formula untuk fungsi AND pada Cell G5, terkait dengan Cell D5  yang mencantumkan usia dari pelamar.

=AND(D5>=20;D5<=40)   dibaca demikian :  “Cell D5 lebih besar/sama dengan 20  DAN  lebih kecil/sama dengan 40”

Jika kedua criteria tersebut terpenuhi, maka  computer akan mengatakan  TRUE dan jika salah satu atau keduanya tidak terenuhi maka computer akan mengatakan  FALSE.

Pengoperasian Logika  OR

Pembahasan akan berlanjut hingga table dan rangkaian fungsi dalam table dapat difahami dengan benar. Berikutnya adalah pengoperasian logika OR (dalam bahasa Indonesia berarti  ATAU). Logika OR dipergunakan untuk menetapkan cukup satu criteria terpenuhi dari sekian banyak criteria. Kembali pada criteria atau syarat yang ditetapkan pada point 2 :

“Pendidikan minimal SMA sederajat”, artinya  lulusan SMA atau D1 atau D2 atau D3 atau D4 atau S1 atau S2 atau S3 semua memenuhi  criteria. Perhatikan gambar berikut :

Gambar 14.

Penulisan untuk logika OR dalam pengolahan data tersebut adalah :

=OR(E5="SMA";E5="D1";E5="D2";E5="D3";E5="D4";E5="S1";E5="S2";E5="S3"). 

Jika salah satu criteria pendidikan terpenuhi, maka computer dengan sendirinya akan mengatakan  TRUE. Sepertinya anda siap untuk menerima penjelasan berikutnya, dan semakin tampak kecerdasan anda dalam memahami suatu system.

Kini memasuki criteria ketiga yang ditetapkan yaitu :

“Lulus Ujian Tulis”. Kalau yang ini agak ringan karena cukup diketik  L (Lulus) bagi yang Lulus Ujian Tulis, sedangkan TL (Tidak Lulus) bagi yang tidak lulus ujian tulis. Namun untuk keseragaman maka kita konversi L dan TL menjadi  TRUE dan FALSE.  Dalam hal ini dipergunakan kembali fungis IF seperti yang sudah dibahas sebelumnya (bag 3). Perhatikan gambar berikut :

 

Gambar 15.

Penulisan formula dengan fungsi IF terkait dengan Cell  F5 (Hasil test tulis) pada MS Excel adalah :

=IF(F5="L";TRUE;FALSE).

Tahap berikutnya adalah menentukan  hasil akhir, apakah di terima atau tidak si pelamar setelah semua data sudah di entry ke dalam table.

Pada kolom J yang berisi  PENERIMAAN, jika Cell tertulis TRUE berarti semua criteria penerimaan pegawai/karyawan terpenuhi sedangkan FALSE artinya sebagian atau semua criteria tidak terpenuhi, data tersebut terkait dengan Cell  G5, H5, I5 dengan penulisan rumus sebagai berikut :

=AND(G5=TRUE;H5=TRUE;I5=TRUE)

Selesailah sudah uraian bagaimana mengoperasikan fungsi AND, dan OR, kemudian langkah selanjutnya adalah  Copy semua rumus yang ada pada baris 5, yaitu kolom G, H, I, dan J, kemudian Paste ke bawah sebanyak kebutuhan anda. Jika sudah di Copy rumus yang ada, maka data tinggal di entry dan computer akan mengelola sendiri.

Salut buat anda, kini semakin canggih dalam penguasaan  MS Excel. Apakah masih sanggup untuk dilanjutkan …?  Luar biasa ternyata anda  pecandu MS Excel hingga tidak sabar lagi menunggu. Baiklah, masih tentang table pada gambar 13,14,dan 15. Dari sisi  penampilan sepertinya agak rumit dan panjang. Sebenarnya table tersebut bisa dibuat lebih ringkas dan lebih mudah untuk di baca, akan tetapi perlu mengintegrasikan  beberapa rumus yang ada dalam Cell, dengan meniadakan kolom G, H, dan I.  Seperti pengintegrasian yang pernah dijelaskan pada  bahasan sebelumnya (bag 3),  cukup dengan COPY rumus yang ada di cell  G5 dan PASTE ke dalam rumus yang ada pada cell J5.

1. Rumus  dalam Cell G5  adalah  AND(D5>=20;D5<=40) è COPY
2. Kemudian tindas dan PASTE ke dalam rumus dalam Cell  J5 adalah    AND(G5=TRUE;H5=TRUE;I5=TRUE)
3. Setelah di PASTE maka rumus menjadi  AND(AND(D5>=20;D5<=40)=TRUE;H5=TRUE;I5=TRUE),  begitu juga terhadap  H5 dan I5 diganti dengan rumus yang ada pada Cell  H5 dan I5, OK  anda pasti bisa.

Jika sudah selesai semua, maka  delete  Kolom  G, H, dan I  karena tidak dipergunakan lagi. Perhatikan gambar berikut :

Gambar  16.

Kini table semakin ringkas, sehingga bisa tambahkan kolom untuk keperluan data lain, misalkan untuk Alamat atau yang lainnya.  Kini anda tampak semakin faham tentang system dalam kehidupan, yang sedang anda pelajari tidak terlalu jauh dengan semua system yang ada dalam siklus alam dan kehidupan. Jika anda kuasai filosofi system maka rangkaian yang paling rumit sekalipun dapat dengan mudah  difahami.

PENGGUNAAN FUNGSI (FUCTION) DALAM MS EXCEL TERKAIT PENGOLAHAN DATA (bag 2)

Fungsi  Matematika Dasar dalam  MS Excel 2007

Fungsi dalam matematika dasar dalam MS Excel tidak ubahnya seperti fungsi matematika yang terdapat pada kalkulator, hanya saja symbol yang dipergunakan sedikit berbeda.

Tabel 1.

Symbol penulisan Fungsi pada Kalkulator	Symbol penulisan Fungsi pada Komputer
+	+
-	-
: atau /	/
X	*
=	=

Operasi Penjumlahan Dengan Melibatkan banyak cell

Gambar 2.

Pengguna cukup klik  pada “Sum / Σ”  pada cell  yang  diharapkan untuk memunculkan hasil dari penjumlahan, seperti pada contoh gambar berikut :

-          Penjumlahan antar  Kolom /Horisontal

Gambar  3

 -          Penjumlahan antar Baris/Vertikal

   Gambar 4.

 -     Penjumlahan  antar Kolom/Horisontal dengan  hasil pada posisi CELL sembarang.

Gambar 5.

Pada operasi berikut angka yang di blok secara manual tidak otomatis seperti operasi sebelumnya karena posisi cell hasil penjumlahan sembarang.

 

Gambar 6.

Operasi matematika dengan “Sum / Σ” pada kotak dialog, disertai operasi  penghitungan rata-rata (Average), penghitungan  banyaknya  angka  yang  masuk dalam operasi hitungan (Count Numbers), Nilai Maximal (Max), Nilai Minimal (Min).  Cara pengoperasiannya sama dengan “Sum / Σ”, hanya saja yang dihasilkan berbeda.

Perhatikan pada  Gambar 5.

Sum,  hasil akhir  =  21

Average, hasil akhir = 4,2

Count Number, hasil akhir = 5

Max, hasil akhir = 6

Min, hasil akhir = 3

Setelah fungsi Matematika dasar sudah dikuasai, berikutnya adalah Fungsi  Logika (Logical) pada  MS Excel.

Gambar 7.

Fungsi logika dalam MS Excel ada 7 fungsi antara lain :  AND, FALSE, IF, IFERROR, NOT, OR, TRUE.  Lebih awal disini akan dijelaskan tentang fungsi  IF.  IF itu sendiri diambil dari bahasa Inggris yang artinya JIKA/APABILA.  Penggunaan fungsi  IF dalam pemrograman sangat penting dan sering dipergunakan terutama dalam menggunakan  alternatif perintah apabila perintah pertama tidak terpenuhi syaratnya, begitu seterusnya.

Penggunaan  fungsi  IF (JIKA/APABILA)

Sesuai dengan logika, maka  fungsi IF harus difahami secara logika dalam penggunaannya, untuk itu kita pergunakan  kata “JIKA” sebagai pengganti “IF”  agar lebih mudah difahami.  Berikut adalah contoh penggunaan logika “JIKA”  :

1.       Jika   X+Y=10, maka “Benar”, jika tidak maka “Salah”.  Perhatikan table berikut,

Table 2.

X	Y	Benar	Salah	Keterangan
1	9	√
5	3		√
4	6	√
8	2	√
6	6		√

Jika sudah difahami logika di atas, selanjutnya dicoba menuliskannya di dalam MS Excell. Tentunya  X dan Y  kita ganti dengan koordinat (titik temu antara baris dan kolom, atau disebut CELL).

Gambar 8.

Setelah menuliskannya ke dalam MS Excel, silakan coba masukan  angka-angka sesuai dalam table 2, untuk menguji apakah logika tersebut sudah sesuai dengan apa yang dikehendaki. Selanjutnya kita bahas penulisan rumus atau formula, karena fakta bahwa penulisan rumus jika tidak diterjemahkan ke dalam bahasa sehari-hari maka sulit kita kembangkan ke berbagai terapan.

= If(B5+C5=10;”Benar”;”Salah”) jika diterjemahkan ke dalam bahsa sehari-hari maka dapat berbunyi demikian :

Jika (if) cell B5 ditambah cell C5 maka (;) “Benar” jika tidak maka(;)”Salah”. Perlu dijelaskan pula bahwa penggunaan tanda baca dalam penulisan formula/rumus  akan berbeda penulisan apabila  Komputer belum disetting ke dalam  “Language and Region” ke dalam setting Indonesia. Jadi sebaiknya MS Excel sudah disetting  ke dalam setting-an Indonesia. Kemudian tanda “…” dipergunakan apabila penulisan teks bukan angka.

Apakah hanya sebatas itu penggunaan  logika IF ?, tentu apa yang sekarang diuraikan itu ibarat kita masih mempelajari  tentang rantai dan geer  pada system sepeda, jadi kita belum mempelajari bagaimana merangkai  rantai dan geer itu  dapat menggerakan sebuah sepeda secara utuh. Gambar berikut adalah contoh penggunaan logika IF secara lebih kompleks, namun pada tahap awal tidak masuk dalam bahasan.

Gambar 9.

Apakah anda tertarik untuk mempelajari lebih dalam...? ikuti sesi-sesi selanjutnya dalam tulisan ini, selamat mencoba.